Política de tratamientos de datos personales

Kumo Soft SAS, una sociedad comercial identificada con NIT 901535860 y creada el 29 de octubre de 2021, registrada en la Cámara de Comercio de Cúcuta, en adelante "Kumo Soft" o "LA EMPRESA", acorde con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, como responsable del tratamiento de datos personales, informa que el objetivo de esta Política es definir los lineamientos necesarios para garantizar el ejercicio del derecho a la intimidad de las personas, mediante la protección de datos personales contenidos en las diferentes bases de datos de la empresa, de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos por la ley.

La presente política aplicará, salvo indicación en contrario, tanto a Kumo Soft SAS, como a sus sociedades matrices, subordinadas y/o sociedades respecto de las cuales exista situación de control o grupo empresarial.

Las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales son aplicables a los datos personales contenidos en las bases de datos que se encuentran bajo la responsabilidad de Kumo Soft SAS, así como de sus matrices, subsidiarias, filiales y en general, los miembros de su grupo de compañías, en adelante “EL RESPONSABLE” y que sean susceptibles a algún acceso o tratamiento por la empresa, su personal o algún tercero relacionado.

Al aceptar o consentir a Las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales de Kumo Soft SAS, usted manifiesta ser el legítimo titular de los datos, o contar con las respectivas autorizaciones o facultades legales para transferir los datos. Adicionalmente, manifiesta ser una persona capaz en los términos de la legislación aplicable.

Por lo anterior, usted acepta los lineamientos y políticas contenidas en el presente documento.

 

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RAZÓN SOCIAL E IDENTIFICACIÓN: Kumo Soft S.A.S. identificada con NIT 901535860 y creada por escritura pública el día 29 de octubre del año 2021, registrada en la Cámara de Comercio de Cúcuta

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: LA EMPRESA tiene su domicilio en la ciudad de Cúcuta y su sede principal se encuentra ubicada en la Calle 10N #14AE-86 – Barrio La Mar Cúcuta – Colombia

CORREO ELECTRÓNICO: contacto@kumosoft.co

1.1 Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por LA EMPRESA, se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.

1.2 Principio de finalidad: El tratamiento dado por LA EMPRESA a los datos personales que trata, obedecen a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las normas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.

1.3 Principio de libertad: El tratamiento que realice LA EMPRESA a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.

1.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de LA EMPRESA será veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

1.5 Principio de transparencia: LA EMPRESA garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente política.

1.6 Principio de acceso y circulación restringida: LA EMPRESA garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas y/o las demás personas permitidas por la ley.

1.7 Principio de seguridad: LA EMPRESA implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la alteración, la pérdida y la consulta no autorizada o no deseada.

1.8 Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de LA EMPRESA se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política.

Para ampliación de estos principios, puede consultarse la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como las demás disposiciones normativas que los modifiquen, aclaren, complementen o deroguen.

III. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD

El tratamiento de los datos personales de la persona con la cual LA EMPRESA tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, se realizará en el marco legal que regula la materia. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados en los siguientes casos:

  • Desarrollar el objeto social de LA EMPRESA conforme a sus estatutos legales.
  • El cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales.
  • La medición y análisis de los datos no sensibles libremente aportados por sus respectivos titulares.
  • Para la gestión comercial y relacionamiento con sus clientes, clientes potenciales y grupos de interés.
  • Para el análisis prospectivo sobre tendencias, preferencias, comportamientos y hábitos de sus clientes, clientes potenciales y grupos de interés.
  • Para informar sobre productos y la calidad de estos, sobre la EMPRESA, tendencias, beneficios, eventos, alianzas, información general, entre otros.
  • Para consultar información sobre los Titulares de los datos en bases de datos públicas y/o distintos operadores de información como Datacrédito/Experian, Cifin/TransUnion o cualquier otra entidad que llegue a manejar bases de datos con los mismos objetivos y en centrales de riesgos crediticio e información financiera, en apoyo a los procesos de estudio de solicitudes, verificación del comportamiento crediticio, reporte de clientes morosos, verificaciones para otorgamiento de créditos y gestiones de cobranza.
  • Reportar a las centrales de riesgo con las cuales EMPRESA tenga convenio la generación, modificación, extinción, cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contraídas por el Titular de los datos.
  • Lograr una eficiente comunicación relacionada con los productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos.
  • Para compartir la información con los contratistas a cargo de la prestación de servicios para la EMPRESA que requieran acceso a los datos de los Titulares.
  • La realización de actividades comerciales o de mercadeo a través de nuestra página de internet, Facebook y otros medios de comunicación y utilizarlos como parte de nuestras campañas comerciales o de mercadeo.
  • Adelantar contactos con fines comerciales y promocionales ya sea sobre nuestros propios servicios y productos, o los de terceros con los que la EMPRESA tenga relaciones comerciales o alianzas.
  • Para la entrega de referencias laborales.
  • Realizar gestión administrativa y comercial.
  • Cumplir con sus obligaciones legales en relación con los accionistas de la compañía.
  • Realizar seguimiento a la gestión de servicios ofrecidos.
  • Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
  • Realizar consultas y verificaciones de riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno trasnacional, corrupción.
  • Compartir e intercambiar con sus entidades filiales, matrices, aliadas y/o con entidades financieras, la información de los Titulares de los datos, contenida en las bases de datos de la entidad con fines de control de riesgos, desembolso y pago de obligaciones, alianzas comerciales, contratación de servicios, fines estadísticos, realización de actividades de mercadeo de los servicios y publicidad.
  • Recopilación de información sobre transacciones o servicios adquiridos a través de medios proporcionados por LA EMPRESA.
  • Tratamiento de datos financieros relacionados con los pagos que realicen los usuarios por los servicios utilizados que tengan algún costo.
  • Transferencia de datos a terceros para los fines del objeto y actividades que desarrolla LA EMPRESA.
  • Obtener Información sobre uso y registros; información sobre transacciones; cookies para proporcionar servicios basados en internet; transferencia y transmisión de datos a terceros para actividades del objeto de LA EMPRESA y el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales o legales que adquieren las partes.
  • Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LA EMPRESA.
  • Cumplir todos sus compromisos contractuales, estatutarios o legales.
  • Funciones de seguridad y vigilancia de las instalaciones e información de LA EMPRESA.

La autorización no es necesaria cuando el tratamiento se encuentra relacionado con ciertos casos respecto de los cuales, no obstante, se cumple con todas las disposiciones legales relacionadas con el tratamiento de la información tales como:

  • Cuando los datos son de naturaleza pública.
  • Cuando se presentan casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Cuando el tratamiento se encuentra autorizado por la ley.

En cada medio que pueda ser utilizado para el tratamiento o recolección de datos se contará con un texto de autorización, aviso de privacidad o, para el caso de métodos tecnológicos, recuadro o señal de consentimiento y aceptación en el tratamiento de datos, dirigido a validar la autorización mediante una conducta inequívoca en la medida en que sea posible, dicha autorización contendrá un enlace o acceso para la consulta y lectura directa de la presente Política de Tratamiento de Datos.

Es facultativo del Titular de los datos personales otorgar la autorización para el tratamiento de sus datos sensibles.

V. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo prescrito por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la EMPRESA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no sea necesaria la autorización.

c. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA EMPRESA.

e. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA EMPRESA.

Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

El representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

VI. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA EMPRESA será la responsable del tratamiento de los datos personales. LA EMPRESA podrá ceder su condición de RESPONSABLE en cualquier momento a cualquier tercero que acredite el cumplimiento de las condiciones establecidas en la presente Política y en la legislación aplicable vigente.

Transferencias y transmisiones para tratamiento por terceros de datos personales suministrados a LA EMPRESA

La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene LA EMPRESA, respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a su matriz, empresas subordinadas o terceros en el país o en el exterior para el cumplimiento de los fines del tratamiento. En este caso, el tercero o terceros que reciban la información adquirirán la calidad de ENCARGADO del tratamiento de los datos y, en consecuencia, asumirá las mismas obligaciones de cuidado, buen manejo y seguridad asumidas por LA EMPRESA como responsable, en los términos definidos por la normatividad vigente. LA EMPRESA podrá en cualquier momento revocar la autorización que se le haya concedido en cada caso al respectivo tercero encargado del tratamiento de la información.

A su vez, LA EMPRESA se compromete a informar a los terceros, los parámetros bajo los cuales se ha concedido la autorización y el debido respeto que debe hacerse de la presente política, informando a los terceros que sólo podrán hacer uso de dichos datos y/o información mientras subsista el vínculo legal o contractual con LA EMPRESA, única y exclusivamente, para los usos expresamente definidos por ésta.

La transmisión de información ya sea de forma física o digital, se realizará a través de mecanismos que cuenten con niveles de seguridad adecuados, establecidos por LA EMPRESA y sus asesores de tecnología, de acuerdo con la capacidad física, logística, tecnológica y económica, procurando que los datos se entreguen y reciban de forma confidencial y segura.

VII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en LA EMPRESA, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Igualmente, se proporciona por parte de LA EMPRESA el mecanismo a través del cual el titular puede elevar reclamos para efectos de actualizar, rectificar, suprimir el dato o revocar la autorización de forma definitiva.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las consultas podrán formularse al correo electrónico contacto@kumosoft.co